Während mit Blick auf das Nachweisgesetz die Zeichen gutstehen, dass der gesetzliche Weg bald weg von der strengen Schriftform hin zur Textform führen wird – worüber wir hoffentlich bald näher berichten können; existieren in der Rechtsprechung an anderer Stelle (noch) Stolpersteine, welche die Implementierung effizienter HR-Prozesse erschweren. Näher eingehen wollen wir hier auf die Möglichkeit der Erteilung von Entgeltabrechnungen über ein digitales Mitarbeiterpostfach und die damit verbundene Frage, ob dies unter Beachtung der geltenden Gesetz- und Rechtsprechungslage überhaupt unproblematisch möglich ist.
Briefkasten und digitales Mitarbeiterpostfach gleichgestellt; zumindest nach ArbG Braunschweig
In einer Entscheidung vom 26.07.2023 (3 Ca 163/23) wurde die Frage durch das ArbG Braunschweig (zunächst) positiv beantwortet und die Klage einer Mitarbeiterin auf postalische Erteilung ihrer Entgeltabrechnungen abgewiesen. Konkret in Streit stand, ob eine Konzernbetriebsvereinbarung, die vorsieht, dass Personaldokumente in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und mit individuellen Zugangsdaten online abgerufen werden können, in zulässiger Weise dazu legitimieren kann, Entgeltabrechnungen ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Die zu klärende Ausgangsnorm hierfür stellt § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO, der besagt, dass der Arbeitgeber bei Auszahlung des Arbeitsentgelts die Abrechnung in Textform zu erteilen hat.
Der klagenden Mitarbeiterin war der Digitalisierungsprozess ihrer Arbeitgeberin jedenfalls zu weit gegangen und sie hatte der Bereitstellung der Entgeltabrechnungen im digitalen Mitarbeiterpostfach (mehrfach) widersprochen. Hiernach war sie der Ansicht, dass durch das gleichwohlige Einstellen der Entgeltabrechnungen in ihr digitales Mitarbeiterpostfach durch die Arbeitgeberin die Entgeltabrechnungen nicht ordnungsgemäß i. S. d. § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO erteilt worden sind; insbesondere käme ein Zugang hierdurch nicht zustande. Die Konzernbetriebsvereinbarung sei schließlich unwirksam und könne ihr fehlendes Einverständnis nicht ersetzen.
Das ArbG begründet die Abweisung der Klage im Kern damit, dass das digitale Mitarbeiterpostfach die Anforderungen an die Textform nach § 126b BGB, welche für § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO ausreiche, erfülle und die Entgeltabrechnungen auch ordnungsgemäß zugehen. Die Mitarbeiterin könne mit ihren Zugangsdaten jederzeit Kenntnis von dem Inhalt ihres Mitarbeiterpostfachs erlangen. Bei der Entscheidung geholfen haben dürfte, dass die Entgeltabrechnungen nach den Bestimmungen der Konzernbetriebsvereinbarung mindestens zwölf Monate im Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stehen mussten und, sofern es den Mitarbeitern nicht möglich sein sollte, mit privaten Endgeräten auf das Mitarbeiterpostfach zuzugreifen, festgeschrieben war, dass ihnen der Zugang und der Ausdruck der Dokumente anderweitig ermöglicht werden musste.
Nicht ohne Zustimmung
Die Freude der Arbeitgeberin bremste dann allerdings das LAG Niedersachsen mit Urteil vom 16.01.2024 (9 Sa 575/23) wieder ein und gab der gegen die Entscheidung des ArbG eingelegten Berufung der Mitarbeiterin statt. In seiner Argumentation reihte sich das LAG dabei wieder in das Fahrwasser der bisher zu solchen Fragestellungen ergangenen Entscheidungen in der Rechtsprechung ein.
Nach Ansicht des LAG sei zwar anzuerkennen, dass die im digitalen Mitarbeiterpostfach eingestellten Entgeltabrechnungen der Textform genügen. Dieses stelle einen dauerhaften Datenträger im Sinne des § 126b BGB dar. Durch bloßes Einstellen der Entgeltabrechnungen in das digitale Mitarbeiterpostfach sei eine gesetzeskonforme Erteilung jedoch nicht erfolgt. Dies verlange vielmehr den Zugang der Entgeltabrechnungen nach § 130 BGB. Ein solcher schreibe aber vor, dass Willenserklärungen derart in den Machtbereich des Empfängers gelangen, dass dieser nach allgemeinen Umständen von ihnen Kenntnis erlangen kann. Für einen Zugang auf elektronischem Wege könne nichts anderes gelten. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es auch für den Empfang von Willenserklärungen im Rechts- und Geschäftsverkehr bestimmt hat. Das setzt voraus, dass der Empfänger dem zugestimmt hat; zumindest konkludent. Andernfalls hat er nicht damit zu rechnen, dass ihm Erklärungen auf digitalem Weg übermittelt werden.
Aufgrund des (mehrfachen) Widerspruchs hatte die Mitarbeiterin klar weder ausdrücklich noch konkludent der digitalen Übermittlung zugestimmt. Über diesen Widerspruch konnte sich die Arbeitgeberin auch nicht durch Berufung auf die Konzernbetriebsvereinbarung hinwegsetzen bzw. durch diese die Zustimmung ersetzen lassen. § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG sieht ein Mitbestimmungsrecht für Zeit, Ort und Auszahlung der Arbeitsentgelte vor. Die Form der Entgeltabrechnung ist davon nicht erfasst. Über die Mitbestimmung hinaus können die Betriebsparteien aber keine Betriebsvereinbarung schließen; zumindest keine, die in das Recht der Beschäftigten eingreifen könnte.
Die durch das ArbG vertretene Rechtsansicht und die damit einhergehende Tatsache, dass man das alles mit guten Argumenten auch anders sehen kann, honorierte das LAG allerdings mit Zulassung der Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung.
Folgen für die HR-Praxis
Trotz seiner engen und der Digitalisierung weiter im Weg stehenden Entscheidung hat das LAG durch Zulassung der Revision gegebenenfalls einen Stein ins Rollen gebracht, der in Zukunft Erleichterung verschaffen könnte. Wissen werden wir dies allerdings erst, wenn das BAG in der Sache entschieden hat. Bis es soweit ist, sind Arbeitgeber gut beraten, wenn sie sich für die digitale Bereitstellung von Personaldokumenten – also auch für Entgeltabrechnungen – eine ausdrückliche Einverständniserklärung der Mitarbeiter geben lassen. Zwar kann ein erteiltes Einverständnis ggf. auch konkludent argumentiert werden; ausdrücklich erklärt ist es aber (beweis-)sicherer. Dann allerdings wird man sich die postalische Zusendung sparen können.
